Lorsque l’on entreprend en prestation de services, il est plus que primordial de penser à sa sécurité. Très souvent, on se lance en entreprise individuelle, au régime de la micro entreprise, avec les rêves pleins la tête et le cœur rempli d’espoir. Cependant, on oublie qu’en cas de pépins avec nos clients, en cas de désaccords avec nos partenaires ou de fuites de données… Les risques sont aussi gros pour notre réputation professionnelle que nos deniers personnels. Cet article de blog a été pensé pour te donner les clefs essentielles pour protéger ton activité de freelance, afin que tu ne te retrouves pas dans une situation où tu te dirais « mais… personne ne m’avait prévenu… » Si tu es :
Graphiste
Webdesigner
Photographe
Vidéaste
Rédactrice web
Copywriter
Community manager
Assistante virtuelle
Assistante de formation
Secrétaire
Customer care manager
Petsitter
Alors, tiens-toi bien : je suis convaincue que cet article de blog est fait pour toi !
I. Les pages légales Les pages légales sont tous les onglets qui doivent figurer sur ton site internet, ou comme lien cliquable sur tes formulaires de contact, d’inscription ou de paiement. Par exemple, dans le cas de figure où tu as uniquement une page d’atterrissage pour proposer une inscription à ta newsletter ou une prise de rendez-vous Calendly.
1) La politique de confidentialité
Ignorée, mais pourtant précieuse, la politique de confidentialité te permet de collecter des données personnelles en jouant la carte de la franchise avec tes prospects : « je collecte vos données de telle manière, pour telle raison, mais je m’engage à respecter tous vos droits pour cela. » Cette obligation concerne toutes les entreprises déclarées, dès lorsqu’elles collectent une donnée personnelle.
Une donnée personnelle peut être :
Un nom
Un prénom
Une adresse mail
Une adresse postale
Une image
Une vidéo
Un son
Tout élément d’identification d’une personne physique
La liste est bien plus longue qu’il n’en paraît.
Voici ce qu’il faut absolument retenir concernant la politique de confidentialité :
Ce document doit être présenté avant toute collecte de donnée de prospect ou client, avec une case à cocher ou une mention expliquant pourquoi la donnée a été collectée.
Ce document est obligatoire pour toutes les entreprises déclarées.
Ce document doit être simple, clair, mais hyper rigoureux pour respecter la réglementation applicable du RGPD.
L’absence de ce document est sanctionné jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel, en cas de contrôle de la CNIL.
Voici un modèle de politique de confidentialité, sur ce lien.
2) Les conditions générales de vente
Le plus difficile, lorsque l’on débute, est de s’attendre au pire. Un client qui refuse de te payer. Un client qui copie ton travail. Un client qui demande un remboursement. C’est pourquoi tes conditions générales de vente doivent anticiper ces situations là, pour toi. Elles ne doivent pas laisser de place au doute, ou à des zones d’ombre : c’est un document juridiquement qui va préciser les règles de base obligatoires à chacun de tes clients. Les règles juridiques vont concerner, à titre d’exemple :
Les services proposés
Les modalités de réservation
Les modalités de paiement
La propriété intellectuelle
Les données personnelles
Le droit de rétractation
Les annulations
Les reports
Les résiliations
Les litiges
Le Tribunal compétent
Voici ce qu’il faut retenir absolument, concernant les conditions générales de vente :
Il s’agit du document le plus fiable avant de valider une vente : il récapitule toutes les règles essentielles qui vont t’engager à ton client, mais aussi l’engager à toi.
Les conditions générales de vente sont obligatoires pour toutes les entreprises déclarées, dès lorsqu’elles vendent des produits ou services.
Il ne faut pas hésiter à faire preuve d’exhaustivité dans les clauses, afin d’anticiper au maximum les problématiques pouvant survenir dans son domaine d’activité.
Les conditions générales de vente sont obligatoirement présentées avant tout achat, lorsque la vente est faite à un particulier (consommateur).
Les conditions générales de vente sont à présenter uniquement à la première demande, lorsque la vente est faite à un professionnel.
Tu trouveras un modèle de conditions générales de vente pour prestataire de services, sur ce lien.
3) Les mentions légales
Les internautes ont besoin de savoir sur quel site ils atterrissent, s’il est fiable et s’ils peuvent vraiment réserver des services en toute sérénité. Pour cela, les mentions légales ne sont pas à négliger. Voici ce qu’il ne faut pas oublier sur les mentions légales :
Ce document doit être synthétique, et présenter simplement qui fait quoi sur le site internet.
Il faut régulièrement le mettre à jour, que ce soit pour une question de domiciliation, un changement de prestataire ou de site internet…
Le directeur de publication endosse toute responsabilité pour ce qui est publié sur le site internet : en cas de poursuites concernant le contenu litigieux, il est solidairement responsable tout éditeur !
Voici un modèle de mentions légales, sur ce lien.
II. Les documents comptables La comptabilité fait souvent grimacer les prestataires de services. C'est long, c'est laborieux, mais c'est essentiel pour se protéger, en cas de contrôle, mais aussi face aux impayés.
1) Le devis
Très répandu auprès des freelances (surcoté selon moi), le devis n’est plus à présenter. Il permet de débouter sur une vente, après avoir fait une proposition commerciale, sur mesure. Pour certaines prestations de service très personnalisée, il est hyper utile. Toutefois, lorsque les prix sont déjà connus à l’avance, lorsque la prestation est mensualisée ou lorsque ça nous fait , vaut mieux s’en remettre à un contrat. Voici ce qu’il faut retenir sur les devis :
Le devis n’est pas obligatoire, contrairement à ce qui est entendu en ligne, lorsque l’on est prestataire de services sur internet.
Le devis sert uniquement à faire une proposition commerciale, notamment en terme financier, mais peut être remplacé par un contrat.
Il est recommandé de coupler le devis avec des conditions générales de vente, avant de prouver leur acceptation en cas de validation du devis.
2) La facture
Les factures ne sont pas en option : c’est la première chose que sera amené à vérifier les finances publiques lorsqu’elles viendront pour un contrôle fiscal (avec ton relevé bancaire…). Donne-toi suffisamment de crédit pour bien tenir ta comptabilité dès le début : la toi du futur saura te dire merci. C’est aussi super important pour se protéger des impayés : la facture atteste du caractère liquide, exigible et certain d’une créance, ce qui permet son recouvrement. Voici ce qu’il faut retenir des factures, pour les prestataires de service :
Il faut faire preuve de vigilance : les factures sont à conserver aussi bien lorsque tu paies quelque choses à quelqu’un, que lorsque tu reçois de l’argent.
Les factures sont à conserver, en moyenne, 10 ans. Des spécificités comptables et fiscales exigent. Toutefois, conserver ce nombre en tête invite à être prévoyante.
Les mentions obligatoires des factures sont nombreuses : je ne peux que te recommander d’avoir un expert-comptable ou, à minima, un logiciel de facturation en ligne. Pas besoin d’alourdir ta charge mentale.
Faire attention à la date d’exigibilité de la créance : cela a un impact, notamment en cas d’impayés, pour recouvrer la somme.
III. Les contrats Plus fort encore que tous les documents juridiques classiques, le contrat est le meilleur allié du freelance. Il est recommandé vivement, aussi bien avec tes clients, qu’avec tes prestataires et tes partenaires.
1) Les clients
Le contrat client est à privilégier, dès que possible, car il va venir préciser les modalités personnalisées que les conditions générales de vente auront simplement généralisées. Par exemple : le nombre de séances d’accompagnement, la durée d’engagement, les deadlines, le nombre de modifications, le cahier des charges… Voici ce qu’il ne faut surtout pas oublier, concernant les contrats clients :
Ce document est le plus précieux qu’il puisse exister, pour te protéger dans ta relation professionnelle avec ton client. Il résume exactement votre accord, et c’est d’autant plus important lorsque le client a des attentes spécifiques.
Le pire doit être anticipé, même si cela te semble contre nature : ne laisse pas de place à une interprétation plurielle de l’histoire.
Un client qui refuse de signer un contrat est un client qui ne respecte pas tes modalités : je prends cela comme un gros warning. N’y va pas.
Signer un contrat n’est pas obligatoire, surtout s’il y a eu un devis couplé à tes conditions générales de vente, mais il est vivement recommandé de le faire.
L’avantage du contrat, c’est qu’il a plus de force que les conditions générales de vente, en cas de conflit. Par exemple, tu peux renforcer les règles de paiement, ou les adoucir, d’un client à l’autre.
Tu peux trouver un modèle de contrat de prestation de service, sur ce lien.
2) Les partenaires
Un partenaire peut s’avérer hyper utile pour vendre davantage tes services, et trouver plus de clients. Cela peut être un système d’affiliation (même si je ne suis pas super fan), un système d’apport d’affaires. Il est aussi possible que ce soit en créant une collaboration pour proposer des services ensemble. Le but ? Accroître sa visibilité, son carnet d’adresses, mais aussi augmenter ses ventes. Voici ce qu’il faut retenir sur les contrats avec les partenaires :
Le partenaire est un allié commercial : il faut protéger vos relations du mieux possible pour développer ton business sereinement !
Un mauvais partenariat peut entacher ton image de marque : apprends à refuser si tu ne le sens pas, ou à couper court si tu ne le sens plus.
Attention aux modalités de paiement : si elles sont ridicules, le partenariat ne sera pas fructueux ou dynamique. Si elles sont trop gourmandes, tu auras un gouffre dans ton chiffre d’affaires…
Tu peux trouver des modèles de contrats de collaboration, affiliation ou apport d’affaires, sur ce lien.
3) Les prestataires
Les prestataires sont les entreprises à qui tu vas déléguer des tâches que tu ne souhaites pas ou plus effectuer. Cela peut être des besoins ponctuels (création de site internet, création de pages légales, identité visuelle etc) ou des besoins récurrents (assistanat virtuel, rédaction web, SEO, copywriter etc). Voici ce qu’il faut retenir sur les contrats avec les prestataires :
Évite de négliger la lecture des clauses, lorsque l’on t’impose un contrat. N’oublie pas qu’en cas de problème, tu seras engagée !
Ne paie pas de clopinettes ton prestataire, si les prix sont trop bas, il ne sera pas motivé ou la prestation ne sera pas saine, pour lui comme pour toi.
Ton prestataire n’est absolument pas ton salarié, il est hors de question que tu lui imposes sa manière de travailler. Il est absolument libre, dans la limite du cahier des charges.
Tu peux trouver un modèle de contrat de sous-traitance, sur ce lien.
Si cet article t’a été utile, tu vas apprécier découvrir le Guide de la conformité réservé aux freelances et prestataires de services. Fonce le télécharger :