Lorsque l’on entreprend en prestation de services, il est plus que primordial de penser à sa sécurité. Très souvent, on se lance en entreprise individuelle, au régime de la micro entreprise, avec les rêves pleins la tête et le cœur rempli d’espoir. Cependant, on oublie qu’en cas de pépins avec nos clients, en cas de désaccords avec nos partenaires ou de fuites de données… Les risques sont aussi gros pour notre réputation professionnelle que nos deniers personnels. Cet article de blog a été pensé pour te donner les clefs essentielles pour protéger ton activité de freelance, afin que tu ne te retrouves pas dans une situation où tu te dirais « mais… personne ne m’avait prévenu… » Si tu es :
Graphiste
Webdesigner
Photographe
Vidéaste
Rédactrice web
Copywriter
Community manager
Assistante virtuelle
Assistante de formation
Secrétaire
Customer care manager
Petsitter
Alors, tiens-toi bien : je suis convaincue que cet article de blog est fait pour toi !
I. Les pages légales
Les pages légales sont tous les onglets qui doivent figurer sur ton site internet, ou comme lien cliquable sur tes formulaires de contact, d’inscription ou de paiement. Par exemple, dans le cas de figure où tu as uniquement une page d’atterrissage pour proposer une inscription à ta newsletter ou une prise de rendez-vous Calendly.
1) La politique de confidentialité
Ignorée, mais pourtant précieuse, la politique de confidentialité te permet de collecter des données personnelles en jouant la carte de la franchise avec tes prospects : « je collecte vos données de telle manière, pour telle raison, mais je m’engage à respecter tous vos droits pour cela. » Cette obligation concerne toutes les entreprises déclarées, dès lorsqu’elles collectent une donnée personnelle.
Une donnée personnelle peut être :
Un nom
Un prénom
Une adresse mail
Une adresse postale
Une image
Une vidéo
Un son
Tout élément d’identification d’une personne physique
La liste est bien plus longue qu’il n’en paraît.
Voici ce qu’il faut absolument retenir concernant la politique de confidentialité :
Ce document doit être présenté avant toute collecte de donnée de prospect ou client, avec une case à cocher ou une mention expliquant pourquoi la donnée a été collectée.
Ce document est obligatoire pour toutes les entreprises déclarées.
Ce document doit être simple, clair, mais hyper rigoureux pour respecter la réglementation applicable du RGPD.
L’absence de ce document est sanctionné jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel, en cas de contrôle de la CNIL.
Voici un modèle de politique de confidentialité, sur ce lien.
2) Les conditions générales de vente
3) Les mentions légales
II. Les documents comptables La comptabilité fait souvent grimacer les prestataires de services. C'est long, c'est laborieux, mais c'est essentiel pour se protéger, en cas de contrôle, mais aussi face aux impayés.
1) Le devis
Très répandu auprès des freelances (surcoté selon moi), le devis n’est plus à présenter. Il permet de débouter sur une vente, après avoir fait une proposition commerciale, sur mesure. Pour certaines prestations de service très personnalisée, il est hyper utile. Toutefois, lorsque les prix sont déjà connus à l’avance, lorsque la prestation est mensualisée ou lorsque ça nous fait , vaut mieux s’en remettre à un contrat. Voici ce qu’il faut retenir sur les devis :
Le devis n’est pas obligatoire, contrairement à ce qui est entendu en ligne, lorsque l’on est prestataire de services sur internet.
Le devis sert uniquement à faire une proposition commerciale, notamment en terme financier, mais peut être remplacé par un contrat.
Il est recommandé de coupler le devis avec des conditions générales de vente, avant de prouver leur acceptation en cas de validation du devis.
2) La facture
III. Les contrats
Plus fort encore que tous les documents juridiques classiques, le contrat est le meilleur allié du freelance. Il est recommandé vivement, aussi bien avec tes clients, qu’avec tes prestataires et tes partenaires.
1) Les clients
Le contrat client est à privilégier, dès que possible, car il va venir préciser les modalités personnalisées que les conditions générales de vente auront simplement généralisées. Par exemple : le nombre de séances d’accompagnement, la durée d’engagement, les deadlines, le nombre de modifications, le cahier des charges… Voici ce qu’il ne faut surtout pas oublier, concernant les contrats clients :
Ce document est le plus précieux qu’il puisse exister, pour te protéger dans ta relation professionnelle avec ton client. Il résume exactement votre accord, et c’est d’autant plus important lorsque le client a des attentes spécifiques.
Le pire doit être anticipé, même si cela te semble contre nature : ne laisse pas de place à une interprétation plurielle de l’histoire.
Un client qui refuse de signer un contrat est un client qui ne respecte pas tes modalités : je prends cela comme un gros warning. N’y va pas.
Signer un contrat n’est pas obligatoire, surtout s’il y a eu un devis couplé à tes conditions générales de vente, mais il est vivement recommandé de le faire.
L’avantage du contrat, c’est qu’il a plus de force que les conditions générales de vente, en cas de conflit. Par exemple, tu peux renforcer les règles de paiement, ou les adoucir, d’un client à l’autre.
Tu peux trouver un modèle de contrat de prestation de service, sur ce lien.
2) Les partenaires
3) Les prestataires
Si cet article t’a été utile, tu vas apprécier découvrir le Guide de la conformité réservé aux freelances et prestataires de services.
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