Aujourd'hui j'avais envie de vous parler d'un domaine pas très sexy... j'ai nommé... la comptabilité !
Non ne pars pas, c'est un sujet important ! Et promis je vais simplifier.
Alors, comment réagir quand on a oublié une mention obligatoire dans ses factures ?
Rectifier une facture : La galère !!
Déjà, premier point, si tu as oublié une mention obligatoire dans ta facture et bien... tu as oublié une mention obligatoire dans ta facture !
Tu ne peux pas rééditer une facture comme ça, en claquant des doigts, parce que rectifier une facture, c'est quand même quelque chose d'assez "touchy" !
Parce que, finalement, si on veut rectifier une facture, on peut mettre un peu tout et n'importe quoi dedans… On peut aussi, pourquoi pas, l'antidater.
Ou on peut changer les montants pour payer un peu moins de cotisations sociales ! Ou que sais-je encore ?
Mais en fait c'est … interdit !
Parce qu'en cas de contrôle des services fiscaux, il faut que tu puisses montrer des factures originales.
Donc, elles doivent être idéalement bien faites à la base, comme on dit dans le jargon juridique "Privacy By Design" : c'est à l'origine qu'il faut déjà que les bases soient solides !
Le premier point à retenir : Tes factures doivent être numérotées dans un ordre logique, et les anciennes versions des factures (si annulées) doivent être conservées.
Tu ne peux donc pas changer une facture comme tu veux.
C'est d'ailleurs pour cela qu'il y a des comptables qui s'occupent de tout ça, car c'est un domaine assez technique et disons le...de peu agréable (sauf si tu es comptable)!
De manière générale, tu peux retenir que tu dois pouvoir justifier toutes les dépenses et toutes les recettes, si les services fiscaux le demandent.
Maintenant que nous avons fait le point sur tes obligations juridiques vis à vis des factures, voyons ensemble les mentions obligatoires qui doivent y figurer.
Quelles sont les mentions obligatoires ?
Ce que je recommande tout d'abord, pour que tes factures soient aux normes, c'est, soit d'avoir un expert comptable, soit d'avoir au moins une personne dans ton équipe qui va vraiment s'assurer que tes factures respectent bien les obligations légales.
Je te recommande également de te tourner vers des logiciels de facturation qui sont aux normes (tu peux, par exemple, te renseigner auprès de tes proches ou amis entrepreneurs sur leurs logiciels préférés).
Pour ma part je peux te citer : Freebee et Henrri (que je n'ai pas utilisé à titre personnel mais que des clientes ou élèves utilisent.)
Ces applications sont prévues pour te permettre d'éditer des factures aux normes.
Attention tout de même ! Ces logiciels n'excluent pas l'erreur humaine, ils ont tous, d'ailleurs, une exclusion de responsabilité pour qu'en cas de contrôle fiscal, si on estime que tu n'as pas respecté les mentions obligatoires, ils ne soient pas tenus pour responsables.
Tu dois donc, même si tu utilises un logiciel, et que la forme de ta facture est bonne, toujours te soucier de ta conformité globale.
C'est pour cela que tu dois connaître les mentions obligatoires :
Le numéro unique de la facture : c'est la manière d'identifier la facturation. C'est faire en sorte que les numéros de facture puissent se suivre logiquement et être sûr qu'aucune facture ne passe à la trappe.
La date d'émission de la facture : bien dater sa facture induit un impact sur les délais de paiement. Si tu dates ta facture au 1er décembre et que tu mets des délais de paiement à 30 jours, c'est qu'au 1er janvier, la personne est déjà en retard si elle n'a pas payé par exemple.
L'identité de l'acheteur (nom, adresse de facturation)
L'identité du professionnel (informations, nom, prénom, SIRET, NDA, forme juridique, adresse)
Le numéro du bon de commande (si il y a un devis préalable)
Le numéro de TVA intracommunautaire
Les pénalités de retard : Il faut les préciser au cas où le client ne paye pas à échéance la facture.
Les indemnités de frais de recouvrement : Si jamais vous avez des impayés, vous allez, parfois, devoir saisir des services de recouvrement. Et pour cela, il faut facturer l'indemnité supplémentaire au client ou à l'acheteur qui n'a pas respecté les échéances.
Somme en HT et TTC
Taux applicable de TVA : Le taux de TVA peut être à zéro si on est exonéré de TVA, et lorsqu'on bascule en TVA elle est généralement de 20%,
Majoration / réduction de prix : si vous appliquez une réduction il faut le préciser.
Résumé des produits/services et descriptions
Comme tu le vois, les mentions obligatoires sont assez nombreuses et il est important de considérer l'aspect juridique de ta comptabilité.
Pour cela je conseillerais toujours de se tourner vers des professionnels de la comptabilité mais, parfois, pour des questions de budget, ce n'est pas toujours évident.
Pourquoi Legal Process pourrait t'aider ?
Ce que je te propose dans la formation Legal Process c'est l'accès à des modèles de devis et des modèles de factures. Mais je te propose également des modèles de documents juridiques avec, par exemple, des modèles de contrats de CGV, de mentions légales, politiques, de confidentialité et bien plus encore !
C'est à la demande des mes élèves que j'ai décidé de proposer des modèles de devis et de factures, ce qui me permet également d'avoir une vision sous l'angle juridique de vos obligations au niveau du fisc.
Ce n'est pas ma thématique de prédilection, parce que quand on travaille dans le domaine juridique, on connait les obligations juridiques dans la théorie, mais on ne maîtrise pas forcément toute l'application concrètement.
Il faut dire que les experts comptables ou les comptables ont passé toutes leurs années d'études à travailler sur tout ça. C'est une expertise totalement différente !
C'est pour cela que, dans la formation Legal Process, je vais faire intervenir comme expert, une personne qui a travaillé en cabinet d'expertise comptable. Elle pourra répondre à toutes les questions sur les facturations, sur la TVA et sur toutes les notions finalement qui paraissent complexes du point de vue de l'entrepreneuriat quand on débute et qu'on est un peu perdu.
Si tu es intéressée, je t'invite à rejoindre le programme Legal Process dès maintenant.
Tu peux me transmettre ta candidature pour que je puisse te répondre de manière personnalisée et savoir si cette offre est la plus adaptée pour toi !
